PROSEDUR PELAYANAN STANDAR PENDAFTARAN HAJI

PROSES PENDAFTARAN
Syarat Pendaftaran untuk WNI (PMA no. 15 tahun 2006 pasal-4) JO KMA no.1 tahun 2008 :

-          Beragama Islam.

-          Surat Keterangan Sehat dari Puskesmas.

-          Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang masih berlaku.

Untuk WNA (pasal-4) ditambah dengan :

-          Memiliki paspor yang masih berlaku sekurang-kurangnya 6 (enam) bulan terhitung sejak hari keberangkatannya.

-          Memiliki dokumen keimigrasian / izin tinggal yang berlaku sekurang-kuranya 6 (enam) bulan terhitung sejak hari keberangkatan haji.

-          Memiliki izin masuk kembali (re-entry permit) ke Indonesia dan

ALUR PENDAFTARAN

-          Pendaftaran dilakukan sepanjang tahun dengan menerapkan prinsip first come first served.

-          Calon Haji membuka Tabungan Haji pada Bank Penerima Setoran (BPS) BPIH yang sudah bekerjasama dengan Kementerian  Agama RI dan sudah tersambung dengan SISKOHAT Depag sesuai dengan domisili.

-          Rekening Tabungan Haji dari Calon Haji setelah mencapai di atas Rp. 25 Juta, Calon Haji datang ke Kantor Kementerian ag  setempat sesuai domisili untuk :

·         Mengisi SPPH dengan melampirkan doumen-dokumen yang dipersyaratkan.

·         Pengambilan foto berwarna pada Koperasi, berlatar belakang putih dan berukuran muka tampak 70-80 %.

·         Membubuhkan tanda tangan dan Cap Jempol kiri (Finger print) pada SPPH. 

-          Calon Haji datang ke Cabang BPS-BPIH dengan membawa SPPH, 5 (lima) lembar pas photo dan buku tabungan Haji.

-          BPS-BPIH membuat nota pendebetan rekening tabungan haji sebesar Rp. 25 juta untuk ditrnasfer ke rekening Menteri Agama CQ. Dirjen Penyelenggaraan Haji dan Umrah di Cabang BPS-BPIH yang ditunjuk sebagai pooling dana Tabungan Haji. Cabang BPS-BPIH mengimput nomor pemindahbukuan / transfer dan data SPPH untuk mendapatkan nomor porsi. Kemudian Calon Haji mendapatkan bukti setoran awal dan bukti pendebetan.

-          Calon Haji mendaftar ulang ke Kantor Kementerian ag setempat.

PROSES PELUNASAN BPIH
Waktu dan besarnya BPIH yang harus dibayar Calon Haji ditentukan oleh Pemerintah yang tertuang di dalam Peraturan Presiden (PP).
Pada waktu yang telah ditentukan, Calon Haji datang ke Cabang BPS-BPIH dengan membawa :

·         Bukti Setoran Awal.

·         Setoran kekurangan BPIH.

·         5 (lima) lembar pas photo.

Cabang BPS-BPIH mengimput porsi untuk pelunasan :

·         Menerima setoran kekurangan BPIH (sesuai kurs BI)

·         Mentransfer dana setoran BPIH ke Rekening Menteri Agama di Bank Indonesia.

Calon Haji menerima bukti setoran BPIH dari Cabang BPS-BPIH. 
Untuk percepatan penyerahan berkas setoran BPIH lunas harus sudah berfoto (sama dengan setoran awal dan SPPH) dan distempel bank, maka perlu sosialisasi ke bank, sbb :

·         lembar 1 (putih)     diserahkan pada Calon Haji.

·         lembar 2 (biru)     diserahkan pada Kantor Kementerian ag dan ditahan di bank.

·         lembar 3 (merah)     diserahkan pada Kantor Kementerian ag dan ditahan di bank.

·         lembar 4 (kuning)     diserahkan pada Kantor Kementerian ag dan ditahan di bank.

·         lembar 5 (putih)     ditahan untuk arsip bank.

·         Proses qur’ah untuk pemberkasan dan pemberangkatan sudah harus dilakukan sejak dini.

·         Selama proses pelunasan hendaknya Kantor Kementerian ag sudah mengetahui jumlah Calon Haji yang tergabung dengan masing-masing KBIH dan jumlah Calon Haji Mandiri., serta sudah ada gambaran untuk regu dan robongannya.

·         Masing-masing daerah sudah waktunya untuk siap sebagai penyangga, dengan prinsip :

-                  Berangkat dari daerah secara bersamaan, walaupun nanti ada yang harus bergabung dengan kloter dibelakangnya / didepannya.

-                  Apabila harus jadi penyangga akan terpisah dalam bentuk (rombongan / regu), kecuali CJH Mandiri. Semaksimal mungkin tidak akan memecah KBIH, kecuali kondisi tidak memungkinkan / harus.

 SYARAT PELUNASAN:

1.      Calon Haji yang berhak melunasi BPIH adalah :

2.      Calon haji yang memiliki nomor porsi masuk dalam alokasi porsi provinsi dan atau porsi Kabupaten / Kota bagi wilayah yang porsi dibagi  per Kabupaten / Kota.

3.      Calon Haji yang belum pernah menunaikan ibadah haji, telah berusia 18 tahun ke atas atau sudah menikah.

4.      Suami, anak kandung dan orang tua kandung yang sudah menunaikan ibadah haji dan akan menjadi mahrom calon haji atau pembimbing ibadah haji yang telah ditetapkan oleh Kanwil Dep. Agama  provinsi setempat. 

5.      Calon Haji yang sudah pernah menunaikan ibadah Haji dan telah memperoleh nomor porsi, serta masuk dalam alokasi porsi Provinsi ditetapkan menjadi daftar tunggu (waiting list) tahun berjalan.

6.      Calon Haji yang mendapatkan porsi dan masuk dalam alokasi porsi provinsi tahun yang bersangkutan namun tidak menyetorkan pelunasan BPIH, atau nomor porsinya tidak masuk dalam porsi provinsi tahun yang bersangkutan, atau telah melunasi BPIH tetapi tidak dapat berangkat, maka secara otomatis  menjadi waiting list.

7.      Calon Haji  yang telah melunasi BPIH tahun sebelumnya namun tidak berangkat dan tidak mengambil BPIH-nya, maka harus membayar kekurangan BPIH tahun berjalan (apabila lebih dikembalikan dan jika kurang harus menambah).

Alur Calon Haji Tunda :

-                  Calon Haji menyelesaikan kekurangan pelunasan BPIH.

-                  Melapor ke Kantor Kementerian . Agama domisili dengan membawa lembar bukti setoran penambahan BPIH berjalan yang dilengkapi dengan lembar pelunasan BPIH tahun sebelumnya.

-                  Kantor Kementerian . Agama meneliti kelengkapan berkas calon haji tersebut, meliputi :

-                  Bukti Setor Pelunasan BPIH tahun sebelumnya.

-                  Bukti Setor Penambahan BPIH tahun berjalan.

-                  Proses penyelesaian dokumen sama dengan penyelesaian dokumen calon haji biasa.

Dalam hal porsi provinsi tidak terpenuhi sampai batas akhir masa pelunasan BPIH, Calon Haji diberikan kesempatan melunasi BPIH sesuai dengan urutan nomor porsi provinsi yang bersangkutan dengan batasan waktu tertentu.
KETENTUAN  MUTASI: 

1.      Mutasi antar Kabupaten / Kota dalam provinsi, antar provinsi dan antar zona hanya diperbolehkan bagi penggabungan suami / istri dibuktikan dengan akte nikah, orang tua / anak dibuktikan dengan akte kelahiran dan atau Kartu Keluarga serta alasan perpindahan tugas / dinas dibuktikan dengan SK mutasi tugas / dinas dari instansi yang bersangkutan.

2.      Mutasi sebagaimana dimaksud pada angka 1 di atas dilakukan melalui Kantor Kementerian  Agama Kabupaten / Kota kemudian diproses oleh Kanwil Kementerian  Agama yang bersangkutan.

3.      Proses mutasi antar provinsi dalam satu zona dapat dilakukan sejak dimulainya masa pelunasan BPIH sampai dengan 2 (dua) minggu setelahnya. Sedangkan mutasi antar provinsi, antar zona selambat-lambatnya 3 (tiga) minggu setelah masa pelunasan sudah diproses di Direktorat Pelayanan Haji.

4.      Mutasi antar zona dilakukan melalui Kantor Wilayah Kementerian  Agama Provinsi yang dituju untuk diproses di Direktorat Pelayanan Haji. 

ALUR MUTASI :

1.      Calon Haji mengajukan permohonan mutasi ke Kantor Kementerian . Agama setempat dengan membawa foto copy BPIH lembar putih dan BPIH lembar biru (asli) untuk penerbangan dengan dilengkapi persyaratan sesuai ketentuan di atas.

2.      Kantor Kementerian . Agama setempat membuat rekomendasi apabila berkas sudah sesuai dengan prosedur, ditujukan pada :

·         Kantor Kementerian . Agama yang dituju dan tembusan  ke Kanwil Depag Provinsi (mutasi antar Kabupaten / Kota dalam provinsi)

·         Kanwil Dep. Agama Provinsi dan setelah direkomendasi oleh Kanwil Dep. Agama Provinsi setempat diteruskan ke Kanwil Dep. Agama Provinsi tujuan dan tembusan ke Kantor Kementerian . Agama Kabupaten / Kota asal (mutasi antar provinsi dalam zona)

·         Mutasi antar zona harus dilengkapi BPIH asli lembar 1 s.d 5, materi Rp. 6.000,- sebanyak 2 lembar, pas photo lengkap untuk paspor, surat kuasa untuk pengurusan & surat kuasa untuk pengambilan kelebihan / kekurangan BPIH.

PROSES PEMBATALAN.
PEMBATALAN SETORAN AWAL (25 JUTA).
Calon haji mengajukan permohonan pembatalan kepada Kepala Kantor Kementerian . Agama Kabupaten / Kota disertai dokumen yang dipersyaratkan :

-                Pengajuan  Pembatalan dan Penarikan BPIH dari   yang   bersangkutan   bermaterai Rp. 6.000,- (enam ribu rupiah) dan untuk jamaah yang wafat dari ahli waris.

-                Bukti BPIH lembar 1 (asli)

-                Foto copy KTP.

-                Surat keterangan ahli waris dari Kelurahan diketahui oleh Camat.

-                Surat Kuasa atas dana pengembalian BPIH bermaterai Rp. 6.000,- (enam ribu rupiah)

-                Surat Keterangan Kematian.

Berkas permohonan pembatalan oleh Kantor Kementerian . Agama setempat diteruskan kepada Dep. Agama Pusat melalui Kanwil Depag setempat untuk diproses pembatalan data dan pembayaran.
Kementerian Agama Pusat / Bendahara BPIH memerintahkan kepada Cabang BPS-BPIH yang mengelola rekening setoran awal  untuk mentransfer dana pembayaran pembatalan ke Calon Haji.
Pengembalian setoran awal BPIH kepada Calon Haji batal dilakukan pada BPS-BPIH tempat setor tanpa dikenakan potongan biaya.
PEMBATALAN BPIH LUNAS.
Calon Haji mengajukan permohonan pembatalan kepada Kantor Kementerian . Agama Kabupaten / Kota disertai dokumen yang dipersyaratkan.
Berkas permohonan pembatalan oleh Kantor Kementerian  Agama setempat melalui Kanwil Depag setempat diteruskan kepada Kementerian Agama Pusat untuk diproses pembatalan data dan pembayaran.
Kementerian  Agama Pusat / Bendahara BPIH memerintahkan kepada Cabang BPS-BPIH yang mengelola rekening setoran awal  untuk mentransfer dana pembayaran pembatalan ke Calon Haji.
Pengembalian setoran awal BPIH kepada Calon Haji batal dilakukan pada BPS-BPIH tempat setor dikenakan potongan 1 %.
STANDAR PENGEMBALIAN DANA PEMBATALAN.
Pengembalian dana BPIH batal diupayakan dapat diproses cepat dengan memanfaatkan faximile atau Webmail SISKOHAT dengan waktu maksimal sesuai S.O.P, sebagai berikut :
o    Kantor Kementerian . Agama Kabupaten / Kota            =    2 hari
o    Kanwil Kementerian Agama Provinsi                           =    2 hari
o    Siskohat Pusat                                                           =    2 hari
o    Bendahara BPIH                                                        =    5 hari
o    BPS-BPIH                                                                =    3 hari +
      Jumlah                                                                      =  14 hari 
PROSES ASURANSI.
Jamaah Haji diasuransikan dengan Premi  Rp. 100.000,- / CJH
Asuransi Jemaah Haji adalah Asuransi Jiwa Perjalanan Ibadah Haji yang memberikan proteksi murni terhadap resiko wafat alamiah atau akibat kecelakaan dan cacat tetap / cacat sebagian akibat kecelakaan selama asuransi.
Peserta asuransi jiwa dan kecelakaan diri jemaah haji adalah yang terdaftar dalam database Siskohat. 
KLAIM ASURANSI.
Masa berlaku Asuransi Jiwa adalah sejak calon haji berangkat dari rumah ke embarkasi sampai dengan tiba kembali di tempat tinggal masing-masing.
Pengajuan klaim asuransi ditujukan kepada Asuransi Jiwa Bumi Putera 1912 setempat. 
PERSYARATAN KLAIM ASURANSI.
Meninggal dunia di dalam negeri.
o    Surat Pengantar dari PPIH embarkasi.
o    Surat Keterangan dari Dokter / Rumah Sakit.
o    SKK dari Kelurahan setempat.
o    Surat Keterangan kecelakaan dari yang berwajib jika meninggal karena kecelakaan.
Meninggal dunia di Arab Saudi.
SKK dari Konjen RI.
Surat Keterangan Ahli Waris dari Kelurahan Domisili.
Surat Kuasa dari ahli waris kepada anggota keluarga yang ditunjuk untuk mengurus, menandatangani dokumen klaim dan menerima santunan.
Surat Pengantar dari Kantor Kementerian . Agama setempat.
 PROSES RALAT DATA CJH.
Calon Haji harap meneliti berkas yang diterima baik setelah entry SPPH oleh Kantor Kementerian ag atau setelah entry setoran awal pada BPS-BPIH.
Jika terjadi kesalahan entry dapat memintakan ralat untuk pembetulan dengan maksimal 3 item kesalahan. Apabila terjadi kesalahan pada entry SPPH ralat dimintakan pada Kantor Kementerian ag dan kesalahan entry pada BPS-BPIH maka ralat dimintakan pada bank yang bersangkutan.
Ralat ditujukan ke Siskohat Provinsi / Pusat dan tembusan ke Kantor Kementerian . Agama setempat.
Ralat dilakukan sebelum terjadinya proses pelunasan, sehingga saat proses pelunasan data sudah benar. 
BIAYA YANG MENJADI TANGGUNGAN  CALON HAJI     (DI LUAR KOMPONEN BPIH).
Kegiatan-kegiatan pendukung pelaksanaan penyelenggaraan ibadah haji yang tidak termasuk komponen BPIH menjadi tanggungan Calon Haji masing-masing yang besarnya ditetapkan oleh Pemerintah Daerah, meliputi :
Pemeriksaan kesehatan sebelum masuk asrama haji embarkasi.
Perjalanan dari tempat tinggal ke Asrama Haji embarkasi / debarkasi pergi-pulang.
Biaya ziarah ke tempat bersejarah di Makkah dan Jeddah.
Biaya DAM, diharapkan  dapat  disalurkan  ke Islamic  Development   Bank melalui Bank Ar-Rajhi secara sukarela sesuai himbauan Pemerintah Arab Saudi.
Pakaian seragam.
SANKSI.
Calon Haji yang menggunakan identitas orang lain, pendaftarannya dinyatakan tidak sah.
BPS-BPIH yang melakukan tindakan perubahan identitas, foto dan entry data calon haji yang tidak sesuai dengan ketentuan dan prosedur akan diberikan sanksi pencabutan user ID Cabang Bank yang bersangkutan.
BPS-BPIH yang tidak melakukan pemindahbukuan dan konfirmasi data setoran BPIH, maka secara otomatis akan diblokir.
PIHK yang melakukan pelanggaran perubahan data dan identitas calon haji akan dikenakan sanksi sesuai ketentuan yang berlaku.
PIHK yang tidak melaporkan jamaah haji dalam waktu 3 x 24 jam setelah penutupan tahapan penyetoran BPIH, maka datanya akan diblokir secara sistem.
DIHARAPKAN.
Kepada semua pihak yang terkait dengan penyelenggaraan ibadah haji termasuk BPS-BOIH agar meningkatkan pelayanan, sosialisasi, pembinaan dan koordinasi dengan sebaik-baiknya.
Kepada masyarakat yang akan menunaikan ibadah haji dihimbau untuk melakukan pembayaran dan mendaftarkan diri melalui prosedur yang telah ditentukan dan tidak melalui perantara atau calo. Pergunakan waktu dan jadual pendafataran yang telah ditentukan dengan sebaik-baiknya.
Kepada calon jamaah haji yang ingin mendapatkan informasi lebih lengkap dipersilahkan menghubungi pejabat / pentugas Kementerian  Agama di wilayah masing-masing atau melalui Website www.informasihaji.com